Számlák megőrzése — a 8 éves szabály Keeping invoices — the 8-year rule

A 8 éves szabály The 8-year rule

A számviteli törvény (2000. évi C. törvény) 169. § (2) bekezdése szerint a könyvviteli elszámolást alátámasztó bizonylatokat — beleértve a kiállított és a beérkező számlákat is — legalább 8 évig kell megőrizni olvasható formában, a könyvelési feljegyzések alapján visszakereshetően. A 8 év a beszámoló elfogadása üzleti évének utolsó napjától indul. Under §169(2) of the Accounting Act (Act C of 2000), documents supporting the bookkeeping — including both issued and received invoices — must be kept for at least 8 years, in readable form, retrievable via the accounting entries. The 8 years start from the last day of the business year in which the report was adopted.

Elektronikus számla = elektronikus őrzés Electronic invoice = electronic archiving

• Az elektronikusan kiállított számlát elektronikus formában kell megőrizni — a kinyomtatott példány nem minősül számviteli bizonylat-őrzésnek. Az őrzésre az 1/2018. (VI. 29.) ITM rendelet (digitális archiválás) szabályai vonatkoznak. An electronically issued invoice must be kept in electronic form — a printed copy does not count as proper accounting-document retention. Archiving is governed by Decree 1/2018 (VI. 29.) ITM on digital archiving.
• A BillingHUNter letölthető PDF-et ad, és a NAV XML-adataid is tárolódnak — de a hosszú távú, jogszabály-konform archiválás a te felelősséged marad (pl. saját digitális archívum vagy archiváló szolgáltató). BillingHUNter provides downloadable PDFs and stores your NAV XML data — but long-term, regulation-compliant archiving remains your responsibility (e.g. your own digital archive or an archiving provider).
• Papíron kiállított számla elektronikusan is őrizhető, ha a digitalizálás minden adatot hűen és visszakereshetően rögzít. A paper-issued invoice can also be stored electronically if the digitisation captures all data faithfully and retrievably.

Praktikus tanácsok Practical tips

• A számla eredetije, hitelessége és sértetlensége legyen biztosítható a teljes megőrzési idő alatt — ne csak az első években. The invoice's origin, authenticity and integrity must be ensured for the whole retention period — not just the first years.
• Ne törölj piszkozatot „takarításból”, ha már beküldött végleges számla adatait tartalmazza — a piszkozat törölhető, a végleges számla nem. Don't delete drafts "for cleanup" if they contain data of an already-submitted final invoice — drafts are deletable, final invoices are not.
• A CSV-export a könyvelésedet segíti, de nem váltja ki a számlák megőrzését. The CSV export helps your bookkeeping, but does not replace invoice retention.